Bästa praxis för intern delning av nyckeltal

Fredrik Lund
Fredrik Lund | 5 min lästid

Det är inte lätt att hitta en studie som motsäger det faktum att verksamheter med tydliga mål uppnår bättre resultat. Även om de flesta företag idag har tydliga nyckeltal (ofta refererat till som KPI:er), är det fortfarande allt för vanligt att endast en liten grupp utvalda personer, som till exempel ledningen, har insikt i dessa.

Hur ska de övriga anställda kunna prestera bättre om de inte vet vad deras avdelning mäts på, eller hur de ligger till i relation till deras mål? Att kommunicera nyckeltal internt för att hålla alla uppdaterade på utvecklingen är ett viktigt, men ofta bortglömt, steg när en verksamhet utvecklar och etablerar nyckeltal.

I denna artikel ser vi därför närmare på hur du kan, på bästa möjliga sätt, kommunicera nyckeltal till dina medarbetare.

 

Business intelligence-verktyg

Allt för ofta skrivs nyckeltal ned i ett Word-dokument eller i en PowerPoint-presentation. Detta kan resultera i att alla i företaget mister översikt över nyckeltalen och att man inte återbesöker de förrän ett år har passerat. Med all den data som är tillgänglig idag finns det ingen ursäkt för att inte följa med på sina nyckeltal och se hur man ligger ann i relation till målsättningarna. Denna insikten ger dig all information du behöver för att kunna fatta välgrundade beslut för ditt företag.

För att övervaka dina nyckeltal bör du investera i ett business intelligence-verktyg som du kan ansluta flera olika källor till och som automatiskt förser dig med den information du behöver. Det finns många olika business intelligence-verktyg på marknaden, men det mest kända är förmodligen Microsoft Power BI. När du väl har integrerat dina datakällor i ditt business intelligence-verktyg kan du sätta upp ett dashboard (grovt översatt till svenska som instrumentpanel) som ger dig full inblick i hur företaget presterar i förhållande till dina mål.

Många verksamheter har redan börjat använda business intelligence och är därmed medvetna om att denna teknologi kan vara relativt dyr. För en handfull användare är det kanske inget större problem, men om alla anställda i ditt företag ska ha tillgång till insikten så kan det snabbt bli en stor och problematisk utgift.

Även om vi ignorerar kostnadsaspekten, kommer de flesta anställda förmodligen inte att veta hur man använder verktyget och därmed försvinner även fördelarna med att ha tillgång till det. Vidare har du säkerhetsaspekten du måste tänka på. Det ligger troligen information som du inte vill att dina konkurrenter ska få tillgång till i ditt business intelligence-verktyg, och, som vi alla vet, ju fler människor som har tillgång till data, desto större säkerhetsrisk.

 

Nyckeltal och datasäkerhet

Ditt svar på den ovannämnda utmaningen kan vara att helt enkelt exportera ditt dashboard varje vecka eller månad till en PDF och skicka den till alla anställda via email. Email är bra, men det är inte nödvändigtvis säkert. Email är benäget för skadlig programvara och bots, samtidigt som phishing och spoofing har blivit allt vanligare.

Även om vi bortser från de tekniska säkerhetsaspektena av email finns det fortfarande stora problem med att masskommunicera känslig information via email. Mänskliga fel händer - ofta. Jag skulle våga satsa på att du någon gång skickat fel mejl till fel person någon gång under din karriär. Det kan hända den bästa. Att skicka känslig information i PDF-format via email som är lätta att vidarebefordra, avsiktligt eller ej, är med andra ord något du troligen vill undvika.

 

Bästa praxis för delning av nyckeltal

1. Att faktiskt dela nyckeltal

Detta låter kanske uppenbart, men som nämnt tidigare sker detta allt för sällan. Om du inte delar nyckeltal internt så är alla andra bästa praxis relativt oväsentliga. Som  William Craig skrev i en artikel i Forbes, “i mer än en studie angav anställda att företagets transparens var den främsta faktorn som avgjorde hur mycket de trivdes på jobbet.” När du också tar hänsyn till poängen i början av den här artikeln, att företaget har större chans att lyckas om alla vet vad målen är och var de befinner sig i förhållande till dessa, blir delning av nyckeltal internt en no-brainer.

 

2. Att hålla informationen säker

Den andra punkten i denna lista är att hålla informationen säker. Microsoft har valt att lösa säkerhetsproblemet genom att låta en Microsoft Power BI-administratör säkert dela dashboards med upp till 500 användare och gjort det enkelt att återkalla denna tillgång på användar- eller gruppnivå. Du kan även dela rapporter och dashboards direkt från Microsoft Power BI till Microsoft Teams eller via Microsoft SharePoint.

De flesta business intelligence-verktyg har någon form av lösning för att dela rapporter, men se till att lösningen passar din IT-säkerhets-infrastruktur och att du inte får onödiga säkerhetshål eller sårbarheter.

 

3. Gör dashboarden enkla att förstå

Det är osannolikt att alla anställda i din verksamhet är IT-experter. Tänk på detta när du sätter upp dina dashboards. Dashboardet måste vara intuitivt, lätt att förstå och endast innehålla den viktigaste informationen för att undvika att det blir ett överflöd av information. Det kan vara värt att prata med anställda som inte är vana vid att arbeta med denna typ av teknologi och se hur de reagerar på olika dashboards.

Det kan hjälpa att bara få in några färger i graferna för att tydliggöra vad graferna illustrerar.

 

4. Håll dig uppdaterad

Detta är en vanlig fälla att falla i. Även om du aktivt påminner medarbetare om att hålla sig uppdaterade på nyckeltalen för deras avdelning eller roll, är det lätt att glömma att följa med på utvecklingen. Speciellt med tanke på att majoriteten av företagets resultatinformation ofta kommuniceras muntligt, via ett kalkylark eller i en PowerPoint-presentation. 

Ett sätt att undvika att dina nyckeltal samlar damm i ett hörn är att dela dina dashboards internt med digital skyltning. Du kan enkelt dela olika dashboards till olika avdelningar eller kontor så att dessa alltid är synliga. Detta hjälper dina medarbetare att hålla sig fokuserade på de uppgifter som betyder något och som tillför mest värde för företaget. Du kan läsa mer om hur du delar Microsoft Power BI-rapporter genom digital skyltning här.

 

Uppsummering

Att dela nyckeltal internt kan vara ett mycket effektivt sätt att se till att alla i företaget drar i samma riktning, och det är viktigt att alla förstår hur de kan bidra till verksamhetens framgång. Genom att använda ett kraftfullt business intelligence-verktyg som passar in i din IT-säkerhets-infrastruktur och dela live dashboards med digital signage kan du försäkra dig om att ditt team alltid har den insikt de behöver.

Det är värt att nämna att detta bara är effektivt om du har identifierat rätt nyckeltal från början. Kom ihåg att använda nyckeltal till att motivera och myndiggöra, inte skrämma. Om du till exempel spårar antalet bokade försäljningsmöten snarare än tillväxten från föregående år, har du snart ett säljteam som bokar irrelevanta möten bara för att nå sina mål samtidigt som du sannolikt också gör en hög personalomsättning.

Med bra nyckeltal som är aktuella, realistiska, specifika och mätbara, samt de rätta verktygen för att dela verksamhetens framsteg i relation till dessa nyckeltal, så bygger du upp ditt företag för framgång.

New call-to-action