Å oppdatere kommunikasjonsverktøy er ofte en stor og omfattende oppgave. Det er derfor ikke rart at mange virksomheter har utdaterte verktøy som ikke lenger lever opp til dagens standarder. I denne artikkelen hjelper vi deg med å identifisere om deres kommunikasjonsverktøy er utdaterte.
Sikkerhetsutfordringer
Kan de ansatte bruke passord som for eksempel fornavnet sitt eller bursdagen sin? Har dere tatt i bruk totrinnsverifisering? Det er mange faktorer som kan spille inn på at virksomhetens interninformasjon ikke er tilstrekkelig sikker. Det finnes utallige skrekkhistorier med sensitiv informasjon som har blitt lekket, og det er lett å tenke at “dette skjer ikke vår lille bedrift”. Sannheten er at det kan skje hvem som helst. Det er ikke nødvendigvis en hacker som spesifikt har valgt ut din virksomhet, uten roboter som skanner weben for sikkerhetshull.
Mellom januar og september 2019 ble 7.9 milliarder dataposter eksponert. I første kvartalet av 2020 lå økten på 273%. Vi behøver ikke si at dette er en kjempeutfordring for organisasjoner og selskaper, men å være klar over et ønsket utfall slik som dette, kan føre til at virksomheter går konkurs.
Med en løsning som Office 365 eller G Suite kan dere implementere totrinnsautentisering for alle ansatte, og kraftig redusere risikoen for sikkerhetsbrudd.
Tips: Sjekk din epostadresse på haveibeenpwned for å se om den er på lister over sikkerhetsbrudd.
Ansatte bruker ikke verktøyet
Om virksomheten bruker kommunikasjonsverktøy for spesifikke formål, men ansatte foretrekker kommunikasjonsplattformer som heller f.eks. Facebook eller e-post for å kommunisere med kollegene sine, er dette en sterk indikasjon på at kommunikasjonsverktøyene enten er for tunge, kompliserte eller utdaterte. Var du for eksempel klar over at kun 13 % av ansatte bruker intranett på en daglig basis?
Negativ tilbakemelding fra nyansatte
Har du noen gang hørt en nyansatt si “Oi, bruker dere fortsatt dette?”, da er det nok verdt å vurdere nye kommunikasjonsverktøy. Unge voksne forventer seg moderne teknologi med god funksjonalitet og det siste virksomheter ønsker å være er en digital dinosaur. Lytt til tilbakemeldingen fra nyansatte og hør hva de tenker om verktøyene dere bruker og behovet deres. Noen ganger er det lettere å se ting ut ifra og inn.
All internkommunikasjon går til alle i virksomheten
Om dere ikke har en måte å styre hvilke avdelinger / team som skal få hvilken informasjon, bør varsellampene lyse. I mange markedsføring snakkes det om personalisering. Dette stemmer også i internkommunikasjon. Hold informasjonen relevant for mottakeren slik at det er en større sjanse for at de følger med på kommunikasjonen som blir formidlet i bedriften.
Virksomheten lider av møteinflasjon
Det er ikke negativt å delta møter, tvert imot, men når antallet internmøter uten et konkret formål og retning, er spørsmålet om det koster mer enn det smaker. Om du opplever at virksomheten lider av møteinflasjon hvor det er flere møter enn hva det burde være, kan dette tyde på at bedriftens kommunikasjonsverktøy ikke brukes til sitt potensial.
Om du aldri har hørt det retoriske spørsmålet “Could this meeting be an email”, anbefaler vi at du googler setningen for å se hvor utstrakt dette problemet faktisk er. En studie utført av Forbes viser faktisk at ansatte synes at 27% av alle møter er bortkastet tid.
Verktøyene er ikke tilpasset virkeligheten
For oss som sitter foran PCen dag inn og dag ut, er det lett å glemme at ikke er alle har like hverdager. Det er ikke alle som har mulighet å sjekke kommunikasjonsplattformene iløpet av dagen. Virkeligheten blitt forandret de siste årene. Hjemmekontor og fjernarbeid har blitt en del av mange virksomheters hverdag. Om du ikke kan kommunisere med de som sitter på hjemmekontor eller jobber på lager uten at de må logge deg på PC eller en VPN-server, er dette et tegn på at det er på tide å oppdatere virksomhetens kommunikasjonsverktøy.
Konklusjon
Kjenner du deg igjen noen av disse tegnene? Kommunikasjon mellom ansatte og avdelinger er en viktig faktor for at bedriften skal lykkes å nå sine satte objektiver og mål. La oss hjelpe deg med å komme i gang. Her kan du laste ned vår gratis sjekkliste med de beste praksisene for internkommunikasjon.
.png)